ワークハック

仕事のルーティン化

現在多くの情報が行き来する世の中で、複数の仕事を同時平行で処理する能力が求められています。
そうした中で仕事を進めると様々な情報に踊らされて、仕事に強いストレスを感じる事になります。


そうした状況を防ぐ為には、仕事を効率的に回す必要があります。つまり仕事のルーティン化を目指すという事です。
勿論すべての仕事をルーティン化する事は出来ませんが、多くの仕事はルーティン化が可能です。ルーティン化する事のメリットは「悩む」という無駄な時間を省く事ができるだけでなく、ただ決められた流れに沿ってやるべき事を淡々とこなすことで仕事はどんどん進んでいきます。
こんな話をすると、「毎日違う案件が舞い込んでいて無理だ」という方もいらっしゃるかも知れません。
しかし仕事の進め方をシンプルにしていくと驚くほど親和性がある事がわかります。
                   

例えば、私は以下のように仕事をルーティン化しています。
①仕事の内容を調べる②仕事の方向性を決める③仕事の流れを決める④仕事にとりかかる⑤完了


なぜこんな流れにそっているかというと、例えば来た仕事のメールにすぐにとりかかると前後の内容だけで物事を判断しており案件事態の方向性と流れを把握していない状態で仕事をしている事になります。そうなると途中で全然違う方向性に舵をとっていることで指摘が入ったり最初からやり直すという可能性が高くなります。そのため、各行程の時間はバラバラだったとしても必ず①から順にこなすようにします。

ルーティン化の流れを決めたら、次は各案件毎にかける時間を設定していきます。この案件をどの日にいつやるのか、タイムスケジュールを組みます。このとき必ず締め切りを意識します。組んだタイムスケジュールが締め切りに間に合わない場合は先程の行程にかける時間を短縮し、いつまでに各行程を仕上げるか考えなければなりません。
また、物事にはイレギュラーがつきものです。その為時間内に終わらないことを見越したバッファを必ず設定してください。

ただバッファがあるからとバッファを含めて仕事をする事はやめて、必ず最初に設定したタイムスケジュールで終わらす事を意識してください。

多くの人がだらだらと仕事を続けてしまいがちなのは、時間をしっかり意識して仕事をしていないからだと日頃回りのスタッフをみて感じています。


締め切りを意識する事で「30分しか時間がとれない」という焦りがあるかも知れませんが、不思議なことにそう意識するとしないとでは時間内に作業が終るか否かにも繋がるのです。
さぁ、作業のルーティン化と締め切りを意識したタイムスケジュールが出来たからひと安心とは残念ながらいきません。仕事の状況は毎日刻一刻と変わるからです。

その為、行程毎に必ずスケジュールを見直し必要なら修正していく事も大事です。
そうしないと突発的な仕事に気をとられて元々やっていた仕事の段取りを決めず放置したままになり後々仕事が完了していなくて問題になる恐れがあるからです。

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