ワークハック

仕事の優先度の付け方

日々業務に追われているとどれを最優先でやらなければならないか困る事はありませんか?この優先度の付け方については新人の内はよく分からず、問題ないと後回しにしていて後で大問題になっていたり最優先でやったものが実はそこまで重要ではなかったという話はよく聞きます。

特に日本企業の多くはこの優先度を個人で判断させるつまり「察しろ」という雰囲気で仕事を回しています。その為、自分の認識と他者の認識が違う事は当たり前と言えば当たり前です。一方で私の友人から聞いた話ですと、外資系企業はチームで話し合ってこの「優先度」を決定するようです。その時の重要性・緊急性が皆に共有されるので、速やかに対処できる事や優先度が低いものは定時後に残業してまで進める程でもないので、後回しにして帰ることもあるようです。そうでないとなんでも残業までして対応すると社員が辞めたり、体調を崩してしまうのでそういった認識が上司や部下関係なく共通認識としてあるようです。
羨ましい話ですね。

しかし私たちは私達自身で優先度を判断しなければなりません。そうなると上で述べた通り一人で重要性や緊急性だけで判断する事は不十分です。

というのも緊急度・重要性が高いものを最優先で片づけていくと重要度が高くて緊急性が低いものが疎かになりがちだからです。これの何が問題かというと重要度が高くて緊急性が低いもの=長期的な業績アップ等の為に必要な仕事だからです。ここを疎かにすると即効性のあるものではないので、ついつい見逃しがちですが、後々効果が表れるような仕事が出来ていない為将来的な仕事に繋がらなくなる恐れがあります。

そこで大切になるのが、難易度と効果性です。
難易度とはその仕事の難易度効果性とは目標達成への効果を意味します。

下記はそれをまとめたグラフになります。
このうち優先度4は効果が低い上に難易度も高いのでやる必要がありません。優先度1は最優先でやりましょう。
優先度2に関して、案件自体がボリュームがあったりそもそもどこまでやるのか境界が分からない事が挙げられます。

その為、その仕事を具体的に細分化して実施していく事をお勧めします。

例えば新規顧客の確保という漠然としたテーマであれば、1ターゲット2市場ニーズ3製品需要
など具体的な内容に分けていくと作業も楽になります。
優先度3は誰かに仕事を振ったり、手が空いた時にやるのがいいでしょう。

このグラフを効果的に使うには2つの段階があります。
①1~2週間でのTO DOリストを作成する

1週間で対応- ①顧客納期回答       ②見積提出       ③予算管理
などリスト化してみましょう。

②中長期リストの作成
これは長期的なスケジュールですので、業績アップの他にあなたのスキルアップ等で日々仕事に追われていると出来ないもしくは後回しにしがちなものをリストアップします。
中長期対応ー①セミナー参加  ②将来予算の為のターゲット選定  ③システム化
などです。
これらを二つをくっつけると

1週間で対応- ①顧客納期回答 ②見積提出  ③予算管理
 中長期対応ー①セミナー参加 ②将来予算の為のターゲット選定  ③システム化

になります。
この2つを先ほどのグラフで優先度1~4に分類して実行するだけです。

勿論途中で最優先の案件がきますので、そういったものはすぐに対処しなければならないので良いのですが、目先のものだけやっていると本当にやらなければならない事を忘れてしまうのであくまでグラフで設定した優先度に準じて仕事を行ってください。

あなたの仕事もガラっと良くなる事を祈ります。

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