ワークハック

会議のすすめ方 2

会議前の準備

会議には当然議論が必要な議題があります。解決しなければならない問題や情報共有など様々な理由はありますが、一番大事なのはどれがターゲットで何を解決しなければならないのかという点に尽きます。
よく会議で見かけるのは、あるトピックの会議中にふと思い出したかのように別のトピックを出して議論が進まないあるいは本来話合うトピックをそっちのけで議論をしています。

また意見交換の場で誰一人として意見がなく説明を何度もして関係者がポツポツと話すような会議の必要性があるのか分からない状態になる時もよくあります。
残念ながら、こういった会議は本来の目的とはかけ離れており関係者を集めてたにも関わらず何も決まらないという結果に陥りやすいです。

その為会議をするに辺り2点の事前準備が必要不可欠になります。
アジェンダ・タイムスケジュール
がその2点になります。
アジェンダとは簡単に言うと会議で検討しなければならないトピックをまとめたものです。
会議では何をどうしていつまでにどのようにしたいかという流れで進んでいきますが、時にふと思いついた疑問の応酬あるいは全く意図しない話の流れになって結局最初に挙げた議題が解決されない事態に陥ることがあります。


その為、アジェンダでは今回話合うトピックを誰もが分かりやすいリスト形式で提供される事が望ましいでしょう。
リストにまとめるメリットとしては順番に議題が進行していると見て分かりやすいので、無駄な脱線が少ないばかりでなくリスト化する事で事前準備をする際の参考にしやすい事が利点になります。

下記はアジェンダを作る際の一例になります。まず会議目的を明確にし、どの議題を検討するか、活発な意見交換の為に前もって配布する資料の用意などが特にポイントです。
・会議名

・会議時間

・会議参加者

・会議目的

・議題(複数ある場合には連番を振るとよい)

・議題ごとの時間

・参加者の役割分担

・会議に準備すべき資料

タイムスケジュール
さて、アジェンダの項目にもありますがタイムスケジュールも会議を運営していくにあたり非常に重要な要素になります。
よく会議でなんの結論もでないまま何時間も開催されていたという話を聞きますが、その間自分の仕事が手つかずで会議後に残業で遅れを取り戻すなんて事になりかねません。

会議で現在抱えている悩みを解決する事が出来るなら多いに結構ですが、それでも多くの参加者が長時間拘束されているのは会社としては、費用対効果の観点から無駄と言わざるを得ません。
その為、決められた時間内でアジェンダに沿って会議を運営していく事が求められます。会議を運営していくにあたり必要な役割は4つあります。

・会議に必要な役割①ファシリテーター(司会)

ファシリテーターは会議の流れを作る重要な役割です。会議の目的を参加者に理解してもらい、会議時間の予定に沿って参加者の意見をまとめられるよう誘導し、参加者全員が適切な話し合いができるように配慮するのが主な仕事です。会議の進行が主業務になるため、意見交換に加わる必要はありません。多少の介入は活発な議論のために必要になるかもしれませんが、あくまでも客観的に、会議全体が見える立ち位置で参加しましょう。

・会議に必要な役割②プレゼンテーター(発表者)

プレゼンテーターは、会議の議題について発表する役割です。小さな会議では全員がプレゼンテーターの役割を担ったり、決定したい事項についての説明はファシリテーターから行うという場合もあるでしょう。プレゼンテーターには、前もって会議の主旨を理解してもらい、その内容に沿った発表資料を用意してもらいましょう。ここで認識のズレがあった場合、いざ会議を開催した際に、議論したい話題から逸れてしまう、決定したい事項が決められないという事態に陥ることもあります。プレゼンテーターには会議の目的はもちろん、発表資料の形式や発表時間、会議の流れなど具体的に共有し、すり合わせをするようにしてください。

・会議に必要な役割③議長

議長は会議のまとめ役であったり、議決権を持つこともある重要な役割です。大きな会議では議長をおくことがありますが、小さな会議ではファシリテーターがその役割を担うことも多いでしょう。議長は決定権を持っているため、会議の中では最もその発言や態度に気をつけなければいけません。議長の発言に流されて会議が動いたり、議長の態度で「今の発言は良かった、悪かった」という印象を抱かせやすかったりするからです。発言はあくまでも周囲の意見をよく聞いてから、強い口調は控えて、話しやすい雰囲気にするためにできるだけ笑顔で、会議に参加しましょう。

・会議に必要な役割④書記

会議での意見をホワイトボードなどに書いたり、議事録をとったりするのが書記の役割です。書記の方法としては、PCをプロジェクタに繋ぎ、書記がとったメモを投影して全員で確認しながら会議を行うのがおすすめです。このようにすることで、全員の認識をすり合わせることもできますし、会議終了後には議事録が8割できていることになります。資料の投影が必要な場合は、プロジェクタに繋ぐ用のPCで資料も書記も行うと、すぐに切り替えが行えるため便利です。

・会議に必要な役割⑤オブザーバー

オブザーバーは会議を見学する役割のことです。新しくプロジェクトに関わる人などで、詳細をまだ理解してもらっていない時になどにはオブザーバーとして参加してもらいましょう。初めから意見を求めたり発表してもらったりすると、会議の主旨から外れてしまうこともあるからです。

上手く会議を回そうとするとこうした前準備が大切になります。

特に本来話し合うトピックから脱線して別のトピックについて頭を悩ませ出すような会議が経験上多いのですが、上記のアジェンダだけでも先に関係者に通知し今回の会議では何を話すのか全員に理解してもらうだけでも会議の進行度や次へのアクションにつながりやすくなりますので、時間がない人でもアジェンダの作成をお勧めします。

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