ワークハック

会議のすすめ方 3

ファシリテーターの役割とは

前回の記事で会議を進めるにあたり重要な役割を説明しましたが、特に会議の中で重要なファシリテーターについて

今回はご説明いたします。

①質問会議で意見が出ない時には、ファシリテーターから参加者へ質問をして会議が進むように促しましょう。どのように質問するのかによって、会議が上手く回るかが決定すると言っても過言ではありません。

YES・NOで答えられるクローズされた質問と、自由に回答ができるオーブンな質問ではどちらがその場に適しているかを考えながら質問するようにしましょう。質問をする際には、質問の意図が相手にわかるように簡潔に行いましょう。また、議論がまとまらない時には「この議論のゴールはなんですか?」と原点に戻る質問をする、誰かが質問をした時に意図がわからなければ「その発言の意図はなんですか?」と聞く、など、全員が何のために今議論をしているのか、発言をしているのか、がわかるように質問していきましょう

②確認会議の中で行う確認は複数あります。会議の初めには会議の目的の確認、会議時間と流れの確認、そして会議の途中や最後では、意見のまとめとしての確認が必要です。特に後者の確認は、ファシリテーターがしっかり理解していないと会議を混乱させてしまう恐れがあります。この確認は、発言者の内容を確かめること、参加者全員で共通理解をすることを目的としているからです。ファシリテーターが確認する際には「言い換え」「要約」「まとめ」「論点の明確化」を意識してみましょう。内容が理解しにくい場合には、他の例や噛み砕いた説明に言い換えて、参加者全員に理解してもらいます。

議論が長引いたり、意見が長すぎたりする場合には要約をして簡潔に説明しましょう。会議が終わりそうな時には、これまでの議論での明確な点・不明確な点を明らかにし、次回へ繋げるためのまとめを行いましょう。様々な意見で何について話すべ気なのかがわからなくなったような時には、論点を明確化し会議を適切な方向へ戻しましょう。

③提案会議をスムーズに進行するために、ファシリテーターからの提案はとても重要です。提案のタイミングは「確認の後」「議論がずれた時」「意見が衝突した時」にするのがポイントです。参加者に状況を理解してもらい、全員の理解を得た上で会議を進める場合には、状況についての質問をし、その回答を全員で確認してから次に繋がる提案をしてみましょう。「Aの現状はどうですか」「〜ということですね」「それでは〜という方法を試してみるのはどうでしょうか」という流れです。これにより、停滞していた議論がまた再開されて会議を進めることができます。逆に議論が非常に白熱して話が脇道に逸れてしまった時には、今回の会議の主旨に沿った話をしましょうという提案をすることが必要になってきます。

会議の参加者には先輩や上司もいて提案しにくいかもしれませんが、会議の成功のために必要であれば議論を元に戻す提案をしてみましょう。ただ、一見論点がずれたように感じる内容であっても、実は議論の理解を深めるために必要な話だということもあり得ます。頭ごなしに話を戻そうとするのではなく、少し様子を伺い柔軟に考えてみることも必要です。会議の中では意見が衝突することもありますよね。そうした時には、どう折り合いをつけるのかを提案してみましょう。片方の意見でまとまるということもありますが、大抵の話し合いではなかなか上手くはいきません。お互いが歩み寄り納得できるような形におさまるよう、間をとった提案をしてみましょう。

今回のポイントのまとめとして質問・確認・提案の3点を意識しましょう。      

ファシリテーターの役割はあくまでも会議を上手く運営していく事です。

タイムキーパー役の人と連携をとって時間内に会議がすすむよう間々でこの3点を意識した発言を心掛ければ問題ありません。ただ注意しなければならないのは、

ファシリテーターが議題にのめり込みすぎてしまうのはNGです。

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