ワークハック

会議のすすめ方1

会議の目的とゴールを宣言する

まず最初に会議の目的とゴールの宣言です。

会議の目的やゴールを話しておかないと、参加者が目的を持って会議に参加できなくなります。また議論も脱線しやすくなってしまうため、ガイドラインとして目的とゴールを伝えることが非常に大切です。
具体的には、「この会議が何のために行われるのか(情報共有、意思決定、ブレインストーミングなど)」「何を行えば次のアクションにつながるのか(ゴール)」の2つを伝えましょう。

これも会議の時に初めて伝えるのではなく、事前に告知しておき、会議の時にまた再度口頭でアナウンスしてから会議を始めるのがおすすめです。

事前告知をする場合は会議の開始・終了時刻、各アジェンダ(議題)の時間配分、参加者の役割分担も共有しておくと、より目的意識が高まった状態で参加してくれるはずです。

私個人の話ですが、会議は極力したくない人間ですのでよく時間だけとってあれもこれも話すような会議は好きではありません。結論が出ない事が多い上に余計な仕事が増える可能性があるからです。
自分で自分の仕事を無駄に増やさない為に、今回のような目的とゴールを決めておく事は大切です。

時間に沿ってアジェンダを進める

目的とゴールが共有できれば、あとは時間通りにアジェンダを進めていきましょう。議論が脱線する・盛り上がりすぎる・盛り上がらなさすぎるなどの問題が発生した場合に対応するのも司会の役割です。

議論してもらう時間、意見をまとめていく時間、決議する時間や方法などある程度決めておき、合意を取りながら進めていくとスムーズに進められます。

司会以外の人にタイムキーパーをお願いしておくのもいいでしょう。
時間通りにアジェンダを進めていくのは重要ですが、きちんと1つずつ結論が出てから次のアジェンダに移るようにしてください。会議参加者同士で「結論はどっちだったか?」という話になってしまうようではいけません。

必ずアジェンダが終わるごとに結論を伝えてからアジェンダを変えるようにしましょう。
また、途中退出者が出る場合は最も重要な議題を最初に済ませておくようにしましょう。

そうすれば、結論が出ずに会議が終わるという事態を避けられます。

詳しい内容は次の記事でご説明します。

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