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会議のすすめ方4

前回はファシリテーターについてご説明しましたが、今回は書記について述べます。

書記は会議での意見をまとめ後に関係者に報告する役があります。会議の報告書は要点をまとめ簡潔に書くことが求められます。その為、目的と経過そして決定事項の項目であってもあまり長くは書かずに、要点をまとめる力が必要になります。今回はその一例を載せていますが、報告書の内容によっては詳細までしっかり報告する内容もあります。(クレーム対応等)下記は一般的な定例会議のテンプレートになります。
1~9までの項目はどの会議であっても必要項目になりますので、是非ともご参照ください。

                     定例予算会議報告書

                                         2017年3月10日
1.議題 今月度予算について

2.日時 2019年3月9日(金曜日)10時~12時

3.場所 第2会議室

4.出席者  〇〇〇、〇〇〇、〇〇〇

5.欠席者  〇〇〇(出張のため)

6.参考資料 昨年度の当社製品の販売動向、当社製品に関する消費実態についての資料

7.目的 当社では先月度の予算未達に関して、分析すると△△△が売り上げの5割以上を占めていたが、近年に売り上げの減少が目立つ様になったので、△△△とはターゲットの異なる新製品の開発と共に別のターゲット層に向けての販売を行うべきだと考える。そのために、営業方針の方向性を再検討する。8.経過 次の様な意見が出された。

・当社の△△△は高齢者を対象としているので、若年層向けの製品を開発するべきである。

・若年層向けの製品は内容だけではなく、パッケージのデザインや広告などについても、従来の製品とは異なる方法を採用するべきだ。

・△△△が発売された当時とは状況も違っているので、根本的なコンセプトから見直したい。

9.決定事項1)若年層の意見を調べるため、社員への聞き取り調査や、ホームページ上での消費者アンケートを実施する。2)次回は、3月23日(木曜日)12時より、第3会議室にて行う予定。

                                                    以上

報告書といっても定例会議~プロジェクト案件会議まで多種多様の種類がありますが、基本的に求められている事は①会議の目的②原因(経過)の確認③決定事項の共有の3点です。      

会議中には多くの意見が流れ聞き逃す事もあります。その場合はレコーダーなどを使用して後で聞きなおす事も良いですね。

ただし、会社の機密情報でもありますので作成後は速やかに音声データを消すなど外部に流失しないように注意して下さい。

今回は特にお願いされる事の多いファシリテーターや書記について説明しましたが、別の機会で残りの役割についてはご説明いたします。

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