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「 自分 の 仕事 を 抱え た がる」 人 があなたの周りにいませんか?


自分 しか その 仕事 を でき ない よう に し て、 それ を 自分 の 存在価値 だ と 示そ う と する事は組織としてリスクを抱える事を意味します。

自分しかその仕事が出来ない=属人化によってブラックボックスとなった業務は周りから見える事はなく、完全に不明です。

その為、その人しかその仕事が出来ないとなると仮にその人がしばらく会社に来ない事態になると誰もフォローが出来ず、補償内容が明記されている案件ならば対応が遅れるにつれて補償金を支払うなどのリスクが発生します。

またあなた 自身 にそういう意図した訳ではなく会社の業務として属人化が普及しているなら、あなた自身の休みが取れないや問題が発生した責任を全て自分ひとりで受ける可能性があるので会社の文化を帰る必要があります。

特に日本企業はこうした傾向が強くチームで働くという事に不慣れです。個人の力量と努力のみ依存している体制はこれからの時代の流れに逆行します。(個人の力量アップは必要ですがそれにも限度があります。)
この問題に対しては以下のような対策が挙げられます。

①共通スケジュール管理②マニュアル化③ITシステムの導入

①共通スケジュール管理とは、今現在抱えている案件についての進捗具合や詳細を共通のファイルやフォルダに反映させる方法です。

PCのサーバー上でもいいですし、紙ベースでの管理でもかまいません。現在のすべての案件と課題、今後の対応等を日ごとにアップデートしていく事でTO DOリストとして活用できるだけでなく何か問題があった際でも周りからのサポートがしやすい利点が挙げられます。

②マニュアル化属人化している作業にはそもそもマニュアルがない事が多く仕事の進め方や処理方法についての判断基準が不明瞭が問題です。

ある程度ルーティン化している作業や共通事項に関する知識についてはマニュアルを整備する事で問題を解決する事ができます。

③ITシステムの中には共通のスケジュール画面があったり、案件の共通チャット/連絡画面機能があるものもあります。

そうしたITシステムを導入する事でシステム上にすべての作業を落とし込む事で誰でも確認/作業する事ができます。

ただ気を付けて頂きたいのは導入する場合は、今ある仕事が全てシステム化できるかというとそうではありません。 

その為、システムに合わせる必要が出てきますので、いらない作業は何かといった見直しは必要になってきます。

生産性 の 観点 からも、 スキル や ノウハウ の シェア は 望ま れ ます。 最初 は 自分 しか でき ない 仕事 でも、 それ が 翌年、 チーム の メンバー 全員 が できる よう に なれ ば、 チーム の 生産性 に繋がる事は自明の理だからです。

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