ワークハック

社内メール

社内メールと言っても様々な用途によって使う文面は変わります。

今回は会議の通知メールを関係者に送付するという内容です。まずは一例を見てみましょう。

メールを送る前は必ず宛先と送付する内容を必ず確認するように❗
私の経験談ですが、同じく姓名の別部署の方に間違ってメールを送ってしまった事があります。幸い同じ社内での間違いでしたが、もし仮に社外へ送信していたら情報漏洩になっていたかも知れません。
そうならない為にも、送信する前は落ち着いて確認するように心がけましょう。

TO ○○、××・・参加必須者など

CC △△、■■・・任意、あるいは参加者の上司等関係者

BCC・・普段は全く使いません。宛先:TOやCCの人達に見えませんので、こっそり送ったりする時に使います。

件名 【日程連絡】定例プロジェクト会議実施の件  ・・【】で「連絡」や「緊急」など一目でどんな要件か分かるようにすると受け取った相手側も内容の把握がしやすく助かります。

関係者各位お疲れ様です             ・・・軽い挨拶から始めるのがお勧めです。

営業部の○○です。               ・・・誰からの連絡かを記載する

下記の通り、定例プロジェクト会議を開催いたします。当日は時間厳守の上、ご参集の程宜しくお願い致します。・・・注意事項等を知らせます。

尚、都合により参加できない方は○○までご連絡お願いします。※会議資料を添付しております。ご一読ください。       

                     記           

                     

       日時:○月○日(金) 15:00~17:00

       場所:本社8階小ホール議題:○○プロジェクトの進捗確認と今後の課題

       添付資料:プロジェクト詳細資料ほか                  

                                             

                                   以上


社内向け報告・連絡メールでは、現況・対応策を簡潔にまとめて知らせる必要があります。途中経過や結果報告を忘れずにすることで情報の共有を図ります。

また、報告の基本は結論から先に記載し、経過や現状などをわかりやすく報告していきましょう。連絡メールにおいても、日時・場所・目的・要点ほか詳細情報を明記し、「〜だと思われます」などの不安を助長する曖昧な表現はできるだけ避け、現在までにわかりえる明確な連絡・報告をするように心がけましょう。

会議終了後に報告・連絡メールを送る際にも現在の状況・今後の対応策を簡潔にまとめて知らせることが大切です。紹介や質問に対しても、結果報告を忘れずにすることで情報の共有を図りましょう。また、報告・連絡の基本は結論から先に記載し、伝えたいことをわかりやすく記載していきます。

その際、「〜だと思われます」などの不安を助長する曖昧な表現はできるだけ避け、現在までにわかりえる明確な報告・連絡を心がけましょう。5W2H(いつ・どこで・誰と・何を・なぜ・どのように・いくらで)を意識しながら、要点を絞って伝えることがポイントです。

関係者各位

おつかれさまです。営業部の○○です。標記の件につきまして、以下に報告いたします。

・議 題:業務プロセスの改善 ○○プロジェクト案件

・日 時:○月○日(金) 15:00~17:00

・場 所:本社8F小ホール・参加者:××営業課長、△△営業部係長他 ・・・役職者は上の職位から全員記載しましょう。スタッフは他と一括りにします。(大人数の場合)

<目 的>:煩雑化している各セクション間の業務手順の見直しを図る〈決定事項〉

・次回会議までに各部署内で本議題を担当する専門委員を2名指名する。

・所属部長および専門委員を構成メンバーとする会議を毎月末実施する。

・専門委員を中心に部署内で意見・改善案を収集する。

・集めた意見を精査し、改善策に優先順位を設けて、来年度より告知・実施へと移す。

詳細は議事録を添付しておりますのでご査収ください。以上、よろしくお願いいたします。

上は社内メールの一例になります。

共通する事は・簡潔に・要領よく通知する事です。長々とした要領を得ないメールだと確認してくれない事が多々あります。その為、この2点を意識してメールを作成しましょう!!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です