PDCAって古くて意味がない？高速サイクルで仕事を上手く回すコツ

仕事をしているとPDCAを実践しろと言われる事があります。

研修やビジネス書でもPDCAを回して業務を改善する事が推奨されていますが、実際の業務に活かせるかというとあまりイメージしずらいばかりか業務量の多さに中々する余裕がないという切実な問題もあります。

今回はこのPDCAを活かして仕事にどう役立つかまた役立てることができるかご紹介いたします。

１．PDCAってそもそも何？

PDCAとはP（Plan) 計画 D（Do)実行 C（Check) 検証 A  (Action) 改善
の頭文字から取られたもので、一般的には仕事を改善・効率化する事ができる手法として知れ渡っています。

その歴史は古く、1950年代にアメリカの経営手法として日本に紹介された後、生産や製造・品質管理などの現場で実践されてきました。

品質管理の国際基準であるISO 9001やISO 14001などにも、PDCAサイクルの考え方が採用されています。

２．PDCAの具体的な手順と欠点とは

PDCAはPからAまで手順を踏んで進めていきAにきたら次のPに向けてサイクルを回していきます。

□　Plan

計画業務計画や達成したい目標を立てて計画を作成します。従来の実績や将来の予測など具体的な数値と合わせて目標を設定します。

□　Do　

実行計画に沿って業務を実行します。

□　Check　

評価実行が計画に沿って行われたかどうか、目標を達成できているかどうかを評価します。

また結果を見て、良かった点と悪かった点を客観的に数値などで分析し、どうしてそうなったかという要因を振り返ります。

□　Action

改善評価を見ながら、良かった点は継続的に行い、悪かった部分はどのように改善するべきかを考えます。

PDCAの欠点として、「計画に従う前提」でPDCAをスタートするまでに一定の期間が必要であったり、結果が分かるまでの時間が長い、チェックする時間が必要などとにかく【スピード感】がありません。

また、計画そのもの設定が甘くてPDCAのPDだけになっていたり、計画倒れになりやすいという欠点も抱えています。

その為、最近ではOODAという新しいフレームワークの概念が出てきており、PDCAは「古い」という人もいます。

PDCAは本当に時代遅れなのでしょうか？

３．高速PDCAとは

元ソフトバンク株式会社社長室長の三木氏がソフトバンクが急成長を遂げた背景には「高速PDCA」と呼ばれる手法を取り入れた事を述べています。

実際には孫社長のむちゃぶりをこなす為に孫社長の仕事術を徹底的に研究していくと孫社長自ら「高速PDCA」に基づいて仕事を実践している事が分かったといいます。

この高速PDCAを従来のPDCAに組み込むと下記のようになります。

□　Plan

計画業務計画や達成したい目標を立てて計画を作成します。従来の実績や将来の予測など具体的な数値と合わせて目標を設定します。

＋

月・週単位の大きな目標を立てる小さな計画をたてる（１日）目標達成に有効な方法を全てリストアップする

□　Do

実行計画に沿って業務を実行します。

＋

全ての方法を期間内に試す

□　Check

評価実行が計画に沿って行われたかどうか、目標を達成できているかどうかを評価します。

＋

毎日目標と結果の違いを検証します。

□　Action

改善評価を見ながら、良かった点は継続的に行い、悪かった部分はどのように改善するべきかを考えます。

＋

検証をもとに改善する改善していく中発見した一番優れた方法を磨く

従来のPDCAと違うという点では有効な方法をすべてリストアップして実行している点です。

例えば、目標に対してA,B,C,Dという手法があるなら全て試すのです。

これは一見非効率的に見えますが、自分の業務だと世の中ではAという手法が言われていても実際はCの手法がより目標達成に効果的だったという事があり得ます。

そしてその理由を毎日検証し、更にサイクルを回していく。

そこでまた新しい手法を見つけ、達成の為に一番優れているとそれを徹底的に磨きあげる。

この手法によって三木氏はソフトバンク株式会社の社長室長というポストにわずか２年で就いています。

４．PDCAって本当に必要？

とは言っても、PDCAを回した経験があまりないあるいは実際PDCAを導入したから本当に意味があるのか疑問に思っていると思います。

ここで一例を挙げます。
私の所属する企業でベテラン社員の営業マンが最近売上が全く伸びない新入社員に「営業なんてものは人と人のつながりだから、まずは直接足を運んで顔をうる必要があるんだ」というやり取りを見ました。

数十年前ならまだしもインターネット環境が発達している現在で本当にその方法は正しいのかと疑問に思ったことがあります。

その疑問がありがたい事に三木氏の「高速PDCA」をどのように回すの一例として出ていました。

簡単にまとめますと、
綿密な計画をたててもそれが成功するかはわからないので、色々試して結果で判断する方が早いという事です。

今回の例ですと、直接訪問のほかに、メール、電話、FAXなどのツールを全て使って内容と効果を検証しながらその中で一番アポイント数を確保できたのが電話であれば電話を使ってどうアプローチしていくのか考える方がより効果的だという事です。

効果のあるアプローチを磨き上げた方が、結果成果につながるのは当り前なのです。

まとめ

普段仕事ではあまり意識していないPDCAですが、ほんの少しアプローチを変えてみることで驚くほど効果がでたのは私自身も体験しています。

今、仕事の成果がでない、進まないと悩んでいる方にこそPDCA手法を実践してください。

今回の記事がご参考になれば幸いです。